ISO Belgelendirme
Gıda Belgeleri
Sektörel Belgeler
KVKK Başvuru ve Şikâyet Yönetim Sistemi
İlgili kişi başvurularının kayıt altına alınması, kimliğin doğrulanması, talebin değerlendirilmesi ve mevzuatta öngörülen süre içinde usulüne uygun yanıtlanması için başvuru ve şikâyet yönetim sisteminin kurulmasında danışmanlık sağlıyoruz. Sistem; kanal, rol, süre takibi ve kayıt bileşenlerini kapsar. Sistem Kalite süreç ve prosedür kurgusunda danışmanlık üstlenir; hukuki değerlendirme avukat/hukuk danışmanınca yapılır.
KVKK başvuru ve şikâyet yönetim sistemi nedir?
KVKK başvuru ve şikâyet yönetim sistemi, ilgili kişilerden gelen hak kullanımı başvurularının düzenli, izlenebilir ve mevzuata uygun biçimde ele alınmasını sağlayan iç süreç ve prosedürler bütünüdür. İlgili kişiler; bilgi talebi, düzeltme, silme/yok etme, itiraz gibi taleplerle veri sorumlusuna başvurur; veri sorumlusu bu başvuruları belirli bir usul ve süre içinde yanıtlamak zorundadır. Başvuru veri sorumlusu tarafından süresinde yanıtlanmaz veya cevap yetersiz bulunursa, ilgili kişi Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir; bu nedenle iç sürecin sağlıklı işlemesi hem ilgili kişi memnuniyeti hem de olası Kurul süreçleri açısından önemlidir. Yönetim sistemi tipik olarak; başvuru kanallarını (yazılı, kayıtlı e-posta, sistem), başvuruların kaydını ve takibini, kimlik doğrulama adımını, talebin ilgili birimlerce değerlendirilmesini (ör. verinin gerçekten silinip silinemeyeceği, hukuki sebeplerin durumu), süre takibini ve yanıtın hazırlanıp iletilmesini, ayrıca kayıt ve raporlamayı içerir. Sistem, ilgili kişi başvuru formu ve envanter/veri haritasıyla birlikte çalışır. Başvuru yönetim sistemi bir belge/sertifika değildir; veri sorumlusunun kurup işlettiği bir süreçtir. (Yanıt süresi ve usul mevzuata göre belirlenir.)
Başvuru ve şikâyet yönetim sistemi nasıl kurulur?
Süreç, başvuru kanallarının (yazılı başvuru, kayıtlı e-posta, sistem üzerinden başvuru) ve sorumlu rollerin belirlenmesiyle başlar. Başvuruların kaydı, kimlik doğrulaması, ilgili birimlere yönlendirilmesi ve değerlendirilmesi (talebin niteliğine göre verinin durumu, hukuki sebeplerin devam edip etmediği vb.), yanıt süresinin takibi ve yanıtın hazırlanıp iletilmesi için bir prosedür ve akış tanımlanır. Talep türlerine göre örnek yanıt yaklaşımları ve reddin gerekçelendirilmesi kurgulanır; başvuru ve yanıtların kayıt altına alınması (hesap verebilirlik) sağlanır. Süreç, ilgili kişi başvuru formu ve envanter/veri haritasıyla entegre edilir ve düzenli izlenir. Sistem Kalite; süreç ve prosedür kurgusu, rol ve süre takibi ile kayıt/raporlama tasarımında danışmanlık sağlar; talep bazında hukuki değerlendirme ve nihai yanıt onayı avukat/hukuk danışmanınca yapılır.
Not: KVKK uyumu hukuki boyut içerir. Bu içerik genel bilgilendirme ve danışmanlık amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez. Sistem Kalite doküman/taslak hazırlığı, sistem kurulumu, denetim ve eğitim danışmanlığı sağlar; belge/sertifika vermez. VERBİS kaydı veri sorumlusunca Kurum sisteminde yapılır; metin ve sözleşmelerin nihai hukuki onayı avukat/hukuk danışmanınca verilir. Mevzuata bağlı hususlar güncel duruma göre teyit edilmelidir.
KVKK Başvuru ve Şikâyet Yönetim Sistemi hakkında
Başvuruya süresinde cevap verilmezse ne olur?
İlgili kişi, başvurusuna süresinde yanıt alamaz veya yanıtı yetersiz bulursa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir; bu da inceleme ve olası yaptırım süreçlerini gündeme getirebilir. Bu nedenle iç başvuru yönetiminin süre ve usule uygun işlemesi kritiktir.
Her talep kabul edilmek zorunda mı?
Hayır. Örneğin silme talebi, verinin başka bir hukuki sebeple (kanuni saklama yükümlülüğü gibi) işlenmeye devam etmesi gereken bir durumla çakışabilir. Bu tür hâllerde talep gerekçeli biçimde ve mevzuata uygun olarak değerlendirilir; kabul veya ret gerekçesiyle yanıtlanır. Değerlendirme hukuki boyut içerir.
Başvuru yönetimi hangi dokümanlarla çalışır?
Başvuru yönetim sistemi; ilgili kişi başvuru formu, kişisel veri işleme envanteri ve veri haritasıyla birlikte çalışır. Çünkü bir talebi (ör. silme) değerlendirmek için verinin hangi sistemlerde bulunduğunu ve hangi hukuki sebeple işlendiğini bilmek gerekir.
Süreci kim yönetir ve onaylar?
Süreci veri sorumlusunun ilgili birimleri işletir; Sistem Kalite süreç ve prosedür kurgusunda danışmanlık sağlar. Talep bazında hukuki değerlendirme ve nihai yanıtın onayı ise avukat/hukuk danışmanınca yapılır, çünkü kabul/ret kararları hukuki sonuç doğurur.
KVKK uyum yolculuğunuzun diğer adımları
KVKK uyumunuza bugün başlayın, süreci biz yönetelim.
Danışmanlık ekibimiz kuruluşunuzu ve KVKK ihtiyacınızı değerlendirsin; size özel yol haritası, takvim ve net teklif çıkarsın. İlk görüşme tamamen ücretsiz.