ISO Belgelendirme
Gıda Belgeleri
Sektörel Belgeler
İlgili Kişi Başvuru Formu
İlgili kişilerin (veri sahiplerinin) KVKK'dan doğan haklarını kolayca kullanabilmesi için ilgili kişi başvuru formunun hazırlanmasında danışmanlık sağlıyoruz. Form; başvuru sahibinin kimlik/iletişim bilgilerini, talep türünü ve yanıtın iletim yöntemini içerir ve başvuru yönetim süreciyle birlikte çalışır. Sistem Kalite form ve başvuru kanalı kurgusunda danışmanlık üstlenir; hukuki onay avukat/hukuk danışmanınca verilir.
İlgili kişi başvuru formu nedir?
İlgili kişi başvuru formu, kişisel verisi işlenen kişilerin (ilgili kişi/veri sahibi) KVKK'nın kendilerine tanıdığı hakları veri sorumlusuna karşı kullanabilmeleri için sunulan başvuru aracıdır. KVKK, ilgili kişilere; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartlar oluştuğunda silinmesini/yok edilmesini ve bunların aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhine bir sonuç doğmasına itiraz etme ve zarara uğraması hâlinde giderim talep etme gibi haklar tanır. Başvuru formu; başvuru sahibinin kimliğini doğrulamaya yönelik bilgileri, talebin konusunu/türünü, açıklamayı ve yanıtın hangi yöntemle (ör. e-posta, posta) isteneceğini içerir. Form, başvurunun kimlik doğrulamasıyla ve mevzuatta öngörülen süre içinde yanıtlanmasını sağlayan başvuru yönetim süreciyle birlikte çalışır. İlgili kişi başvuru formu bir belge/sertifika değildir; veri sorumlusunun ilgili kişilere sunması ve başvuruları usulüne uygun yönetmesi gereken bir araçtır.
İlgili kişi başvuru formu nasıl hazırlanır?
Süreç, ilgili kişilerin KVKK haklarının ve başvuru kanallarının (ör. yazılı başvuru, kayıtlı e-posta, sistem üzerinden başvuru) belirlenmesiyle başlar. Form; başvuru sahibinin kimliğini doğrulamaya yeterli ancak aşırıya kaçmayan bilgileri, talebin türünü (bilgi, düzeltme, silme, itiraz vb.), açıklama alanını ve yanıtın iletim yöntemi tercihini içerecek biçimde tasarlanır. Formun sunum yeri (web sitesi KVKK sayfası, resepsiyon, İK) ve başvuru kanalları netleştirilir. Form, başvuruların kaydı, kimlik doğrulaması, değerlendirilmesi ve mevzuatta öngörülen süre içinde yanıtlanmasını sağlayan başvuru ve şikâyet yönetim sistemiyle entegre edilir. Sistem Kalite; form tasarımı, başvuru kanalı ve yönetim süreciyle eşgüdümde danışmanlık sağlar; formun ve sürecin nihai hukuki onayı avukat/hukuk danışmanınca verilir.
Not: KVKK uyumu hukuki boyut içerir. Bu içerik genel bilgilendirme ve danışmanlık amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez. Sistem Kalite doküman/taslak hazırlığı, sistem kurulumu, denetim ve eğitim danışmanlığı sağlar; belge/sertifika vermez. VERBİS kaydı veri sorumlusunca Kurum sisteminde yapılır; metin ve sözleşmelerin nihai hukuki onayı avukat/hukuk danışmanınca verilir. Mevzuata bağlı hususlar güncel duruma göre teyit edilmelidir.
İlgili Kişi Başvuru Formu hakkında
Başvuru formu zorunlu mu?
İlgili kişiler haklarını kullanabilmelidir; hazır bir başvuru formu bunu kolaylaştırır ancak ilgili kişi mevzuatta öngörülen yollarla form olmadan da başvurabilir. Yine de standart bir form; kimlik doğrulama, talep türünün netliği ve sürecin düzenli yönetimi açısından hem ilgili kişiye hem veri sorumlusuna fayda sağlar.
Başvuruda kimlik doğrulama neden gerekli?
Kişisel veriye ilişkin talebin, gerçekten o veri sahibinden geldiğinin doğrulanması gerekir; aksi hâlde başkasının verisinin yetkisiz kişiye açıklanması riski doğar. Bu nedenle formda kimlik doğrulamaya yönelik bilgiler istenir; ancak istenen bilgi amaçla sınırlı ve ölçülü olmalıdır.
Başvurular ne kadar sürede yanıtlanmalı?
İlgili kişi başvuruları, mevzuatta öngörülen süre içinde ve talebin niteliğine göre ücretsiz veya öngörülen ücret çerçevesinde yanıtlanmalıdır. Sürenin ve usulün doğru yönetimi, başvuru ve şikâyet yönetim sisteminin görevidir.
Formu kim onaylar?
Sistem Kalite form tasarımı ve başvuru süreç kurgusunda danışmanlık sağlar; formun ve sürecin nihai hukuki onayı veri sorumlusunun avukatı/hukuk danışmanınca verilir. Böylece hak kapsamı ve usul mevzuata uygun biçimde kesinleştirilir.
KVKK uyum yolculuğunuzun diğer adımları
KVKK uyumunuza bugün başlayın, süreci biz yönetelim.
Danışmanlık ekibimiz kuruluşunuzu ve KVKK ihtiyacınızı değerlendirsin; size özel yol haritası, takvim ve net teklif çıkarsın. İlk görüşme tamamen ücretsiz.