ISO Belgelendirme
Gıda Belgeleri
Sektörel Belgeler
Çalışan KVKK Belgeleri
İnsan kaynakları ve çalışan süreçlerinizin KVKK uyumu için işe alım adaylarından çalışanlara kadar gereken belge setinin hazırlanmasında danışmanlık sağlıyoruz. Set; çalışan/aday aydınlatma metinleri, gerektiğinde açık rıza, özlük ve gizlilik dokümanları ile ilgili politikaları kapsar. Sistem Kalite İK süreç analizi ve doküman seti hazırlığında danışmanlık üstlenir; hukuki onay avukat/hukuk danışmanınca verilir.
Çalışan KVKK belgeleri nelerdir?
Çalışan KVKK belgeleri, bir işverenin (veri sorumlusunun) insan kaynakları ve çalışan yaşam döngüsü boyunca işlediği kişisel veriler için KVKK uyumunu sağlayan doküman setidir. Çalışan verileri; işe alım (aday) sürecinden başlayarak özlük, bordro, performans, izin, sağlık, iş sağlığı ve güvenliği, disiplin ve çıkış süreçlerine kadar yoğun biçimde işlenir ve önemli bir bölümü özel nitelikli veri (ör. sağlık) içerebilir. Bu nedenle çalışan KVKK belge seti tipik olarak; aday (işe alım) aydınlatma metnini, çalışan aydınlatma metnini, yalnızca gerçekten gerekli hâllerde açık rıza metinlerini, çalışan kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin politika ve gizlilik/veri güvenliği taahhütnamelerini, özlük dosyası ve saklama-imha kurallarını ve gerektiğinde kamera, araç takip, log kaydı gibi izleme uygulamalarına ilişkin bilgilendirmeleri içerir. Belge setinin doğru kurgulanmasında kritik nokta; işveren–çalışan ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın sınırlı ve dikkatli kullanılması ve mümkün olan işlemelerin diğer hukuki sebeplere (sözleşme, kanuni yükümlülük vb.) dayandırılmasıdır. Çalışan KVKK belgeleri sertifika değildir; işverenin hazırlayıp uyguladığı ve güncel tuttuğu dokümanlardır.
Çalışan KVKK belge seti nasıl hazırlanır?
Süreç, İK ve çalışan süreçlerinin (işe alım, özlük, bordro, performans, izin, sağlık/İSG, izleme uygulamaları, çıkış) envanter temelinde incelenmesiyle başlar. Her süreçte işlenen çalışan/aday verileri, amaçları ve hukuki sebepleri belirlenir; hangi işlemlerin sözleşme/kanuni yükümlülük gibi sebeplere dayanabileceği, hangilerinin gerçekten açık rıza gerektirdiği ayrıştırılır. Buna göre aday ve çalışan aydınlatma metinleri, gereken hâllerde sınırlı açık rıza metinleri, çalışan verileri politikası, gizlilik/veri güvenliği taahhütnameleri, özlük saklama-imha kuralları ve izleme uygulamaları bilgilendirmeleri taslak olarak hazırlanır. Belgeler İK süreçlerine (işe giriş evrakı, sözleşme ekleri, intranet) entegre edilir. Sistem Kalite; süreç analizi, hukuki sebep ayrıştırmasına katkı ve doküman seti hazırlığında danışmanlık sağlar; nihai hukuki onay avukat/hukuk danışmanınca verilir.
Not: KVKK uyumu hukuki boyut içerir. Bu içerik genel bilgilendirme ve danışmanlık amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez. Sistem Kalite doküman/taslak hazırlığı, sistem kurulumu, denetim ve eğitim danışmanlığı sağlar; belge/sertifika vermez. VERBİS kaydı veri sorumlusunca Kurum sisteminde yapılır; metin ve sözleşmelerin nihai hukuki onayı avukat/hukuk danışmanınca verilir. Mevzuata bağlı hususlar güncel duruma göre teyit edilmelidir.
Çalışan KVKK Belgeleri hakkında
Çalışandan her şey için açık rıza alınmalı mı?
Hayır. İşveren–çalışan ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın 'özgürlük' unsuru tartışmalı olabilir. Bu yüzden çalışan verilerinin çoğu, mümkün olduğunca sözleşmenin ifası, kanuni yükümlülük veya meşru menfaat gibi sebeplere dayandırılır; açık rıza yalnızca gerçekten gereken sınırlı hâllerde kullanılır.
Çalışan sağlık verileri nasıl ele alınır?
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı korunur. İşyeri hekimliği, İSG ve benzeri süreçlerdeki sağlık verileri için işleme sebebi ve ek güvenlik tedbirleri dikkatle belirlenir; bu husus özel nitelikli kişisel veri politikasıyla birlikte ele alınır.
Kamera veya araç takip için ayrı bilgilendirme gerekir mi?
Evet. İşyerinde kamera izleme, araç takip, bilgisayar/log kaydı gibi izleme uygulamaları kişisel veri işlemedir ve çalışanlara ayrıca ve şeffaf biçimde bilgilendirme yapılmasını gerektirir. Bu bilgilendirmeler çalışan KVKK belge setinin parçasıdır.
Çalışan belgelerini kim onaylar?
Sistem Kalite süreç analizi ve doküman seti hazırlığında danışmanlık sağlar; belgelerin nihai hukuki onayı işverenin avukatı/hukuk danışmanınca verilir. İş hukuku ve KVKK'nın kesişimi nedeniyle bu belgelerin hukuki onayı özellikle önemlidir.
KVKK uyum yolculuğunuzun diğer adımları
KVKK uyumunuza bugün başlayın, süreci biz yönetelim.
Danışmanlık ekibimiz kuruluşunuzu ve KVKK ihtiyacınızı değerlendirsin; size özel yol haritası, takvim ve net teklif çıkarsın. İlk görüşme tamamen ücretsiz.