ISO Belgelendirme
Gıda Belgeleri
Sektörel Belgeler
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Kişisel verilerinizi ne kadar süre saklayacağınızı ve süresi dolan verileri nasıl imha edeceğinizi belirleyen kişisel veri saklama ve imha politikasının hazırlanmasında danışmanlık sağlıyoruz. Politika; saklama sürelerini, imha yöntemlerini (silme, yok etme, anonim hale getirme) ve periyodik imha sürecini tanımlar. Sistem Kalite süre matrisi, imha süreci ve doküman hazırlığında danışmanlık üstlenir; süreler hukuki mevzuata göre teyit edilir.
Saklama ve imha politikası nedir?
Kişisel veri saklama ve imha politikası, bir veri sorumlusunun işlediği kişisel verileri hangi sürelerle saklayacağını ve bu süreler dolduğunda ya da işleme sebebi ortadan kalktığında verileri hangi yöntemlerle imha edeceğini belirleyen temel bir KVKK dokümanıdır. KVKK, kişisel verilerin yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmasını ve bu sürenin sonunda silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini gerektirir. Politika tipik olarak; veri kategorisi/süreç bazında saklama sürelerini (ilgili kanuni saklama yükümlülükleri, zamanaşımı süreleri ve amaçla bağlılık dikkate alınarak), imha yöntemlerini (fiziksel yok etme, yazılımdan güvenli silme, üzerine yazma, anonim hale getirme), imha sorumlularını ve periyodik imha zamanlarını (kayıt yükümlüsü veri sorumlularında öngörülen periyodik imha uygulaması) içerir. Bu politika, kişisel veri işleme envanteriyle ve saklama süresi matrisiyle desteklenir. Saklama ve imha politikası bir belge/sertifika değildir; veri sorumlusunun uygulaması gereken bir iç politikadır ve amaçla bağlılık ile veri minimizasyonu ilkelerinin hayata geçirilmesini sağlar. (Kanuni saklama süreleri ve periyodik imha yükümlülüğü mevzuata ve Kurul kararlarına göre değişebilir.)
Saklama ve imha politikası nasıl hazırlanır?
Süreç, kişisel veri işleme envanterindeki veri kategorileri ve süreçlerin ele alınmasıyla başlar. Her veri kategorisi/süreç için saklama süreleri; ilgili mevzuattaki kanuni saklama yükümlülükleri, olası zamanaşımı süreleri ve verinin işlenme amacıyla bağlılık ilkesi dikkate alınarak belirlenir ve bir saklama süresi matrisi oluşturulur. Süresi dolan veriler için uygun imha yöntemleri (fiziksel yok etme, güvenli silme/üzerine yazma, anonim hale getirme) ve imha sorumluları tanımlanır; kayıt yükümlüsü veri sorumluları için periyodik imha zamanları belirlenir. Politika dokümanı hazırlanır; imha işlemlerinin kayıt altına alınması (imha tutanakları/kayıtları) süreci kurulur. Politika, envanterle uyumlu tutulur ve düzenli güncellenir. Sistem Kalite; süre matrisinin oluşturulması, imha süreç ve yöntemlerinin tanımlanması ve politika dokümantasyonunda danışmanlık sağlar; kanuni saklama süreleri ve hukuki yorum avukat/hukuk danışmanınca teyit edilir.
Not: KVKK uyumu hukuki boyut içerir. Bu içerik genel bilgilendirme ve danışmanlık amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez. Sistem Kalite doküman/taslak hazırlığı, sistem kurulumu, denetim ve eğitim danışmanlığı sağlar; belge/sertifika vermez. VERBİS kaydı veri sorumlusunca Kurum sisteminde yapılır; metin ve sözleşmelerin nihai hukuki onayı avukat/hukuk danışmanınca verilir. Mevzuata bağlı hususlar güncel duruma göre teyit edilmelidir.
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası hakkında
Saklama sürelerini kim belirler?
Saklama süreleri; ilgili mevzuattaki kanuni saklama yükümlülükleri, zamanaşımı süreleri ve amaçla bağlılık ilkesi dikkate alınarak belirlenir. Sistem Kalite süre matrisinin oluşturulmasında danışmanlık sağlar; kanuni sürelerin ve hukuki yorumun teyidi avukat/hukuk danışmanınca yapılır.
İmha yöntemleri nelerdir?
Kişisel veriler; fiziksel ortamda yok etme, dijital ortamda güvenli silme veya üzerine yazma (yok etme) ya da verinin kimliği belirli/belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi (anonim hale getirme) yöntemleriyle imha edilir. Uygun yöntem, veri ortamına ve amaca göre seçilir.
Periyodik imha nedir?
Periyodik imha, saklama süresi dolan veya işleme şartları ortadan kalkan kişisel verilerin, önceden belirlenmiş tekrar eden zaman aralıklarında imha edilmesi uygulamasıdır. Kayıt yükümlüsü veri sorumluları için öngörülen bir uygulamadır; süre ve kapsam mevzuata göre belirlenir.
İmha işlemleri kayıt altına alınmalı mı?
Evet; yapılan imha işlemlerinin (silme/yok etme/anonimleştirme) kayıt altına alınması, hesap verebilirlik ve denetlenebilirlik açısından önemlidir. İmha kayıtları/tutanakları, politikanın uygulandığını gösteren kanıtlardır ve olası bir Kurum denetiminde faydalıdır.
KVKK uyum yolculuğunuzun diğer adımları
KVKK uyumunuza bugün başlayın, süreci biz yönetelim.
Danışmanlık ekibimiz kuruluşunuzu ve KVKK ihtiyacınızı değerlendirsin; size özel yol haritası, takvim ve net teklif çıkarsın. İlk görüşme tamamen ücretsiz.