ISO Belgelendirme
Gıda Belgeleri
Sektörel Belgeler
Kişisel Veri İşleme Envanteri
KVKK uyumunun temelini oluşturan kişisel veri işleme envanterinin hazırlanmasında danışmanlık sağlıyoruz. Envanter; işlediğiniz kişisel verileri, amaçlarını, hukuki sebeplerini, alıcı gruplarını, aktarımlarını ve saklama sürelerini süreç bazında ortaya koyar ve VERBİS, aydınlatma ve saklama-imha çalışmalarının kaynağıdır. Sistem Kalite süreç analizi, veri akışı ve envanter dokümantasyonunda danışmanlık üstlenir.
Kişisel veri işleme envanteri nedir?
Kişisel veri işleme envanteri, bir veri sorumlusunun iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerini sistematik biçimde ortaya koyan temel bir KVKK dokümanıdır. Envanter tipik olarak; hangi kişisel veri kategorilerinin (kimlik, iletişim, özlük, finans, sağlık gibi özel nitelikli veriler vb.) işlendiğini, hangi süreçlerde ve hangi amaçlarla işlendiğini, hukuki işleme sebeplerini (açık rıza, kanuni yükümlülük, sözleşmenin ifası, meşru menfaat vb.), verilerin aktarıldığı alıcı grupları ile yurt içi/yurt dışı aktarımları, ilgili kişi gruplarını (çalışan, müşteri, ziyaretçi vb.), azami saklama sürelerini ve alınan teknik ve idari tedbirleri içerir. Envanter, KVKK uyum çalışmasının omurgasıdır: VERBİS beyanı, aydınlatma metinleri, saklama ve imha politikası, veri güvenliği tedbirleri ve ilgili kişi başvurularının yanıtlanması gibi pek çok yükümlülük doğru ve güncel bir envantere dayanır. Envanterin, iş süreçlerini gerçekten yansıtacak biçimde saha çalışmasıyla ve ilgili birimlerle görüşülerek hazırlanması ve düzenli güncellenmesi önemlidir. Kişisel veri işleme envanteri bir belge/sertifika değil; veri sorumlusunun sorumluluğundaki bir iç dokümandır.
Kişisel veri işleme envanteri nasıl hazırlanır?
Süreç, veri sorumlusunun iş süreçlerinin (İK, satış, pazarlama, muhasebe, bilgi işlem, güvenlik vb.) belirlenmesi ve her sürecin ilgili birimlerle görüşülerek incelenmesiyle başlar. Her süreçte işlenen kişisel veri kategorileri, işleme amaçları ve hukuki sebepleri, verilerin kaynağı, aktarıldığı alıcılar ve aktarım türleri (yurt içi/yurt dışı), ilgili kişi grupları, saklama süreleri ve uygulanan teknik/idari tedbirler tespit edilir ve envanter formatında kaydedilir. Envanter, veri haritası ve veri akış şemasıyla desteklenir; tespit edilen boşluklar (ör. dayanaksız işleme, aşırı veri, belirsiz saklama süresi) raporlanır. Hazırlanan envanter; VERBİS, aydınlatma, saklama-imha ve güvenlik çalışmalarına girdi sağlar ve düzenli güncellenir. Sistem Kalite; süreç analizi, saha görüşmeleri, veri akışının çıkarılması ve envanter dokümantasyonunda danışmanlık sağlar; hukuki değerlendirme gereken hususlar avukat/hukuk danışmanına yönlendirilir.
Not: KVKK uyumu hukuki boyut içerir. Bu içerik genel bilgilendirme ve danışmanlık amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez. Sistem Kalite doküman/taslak hazırlığı, sistem kurulumu, denetim ve eğitim danışmanlığı sağlar; belge/sertifika vermez. VERBİS kaydı veri sorumlusunca Kurum sisteminde yapılır; metin ve sözleşmelerin nihai hukuki onayı avukat/hukuk danışmanınca verilir. Mevzuata bağlı hususlar güncel duruma göre teyit edilmelidir.
Kişisel Veri İşleme Envanteri hakkında
Envanteri kim hazırlar ve sorumluluğu kimdedir?
Envanterin doğruluğu ve güncelliği veri sorumlusunun sorumluluğundadır. Sistem Kalite; süreç analizi, saha çalışması ve envanter dokümantasyonunda danışmanlık sağlar. Envanter bir sertifika değildir; veri sorumlusunun tuttuğu ve güncel tuttuğu bir iç dokümandır.
Envanter neden bu kadar önemli?
Çünkü VERBİS beyanı, aydınlatma metinleri, saklama-imha politikası, veri güvenliği tedbirleri ve ilgili kişi başvurularının yanıtlanması gibi pek çok yükümlülük envantere dayanır. Yanlış veya eksik bir envanter, tüm bu çalışmaları da hatalı hale getirir; bu nedenle envanter, uyumun omurgasıdır.
Envanter bir kez hazırlanıp bırakılır mı?
Hayır. İş süreçleri, yeni yazılımlar, yeni veri işleme faaliyetleri veya aktarımlar değiştikçe envanter güncellenmelidir. Güncel olmayan bir envanter, VERBİS ve aydınlatma gibi ona dayanan çalışmaların da güncelliğini yitirmesine yol açar.
Envanter ile veri haritası aynı şey mi?
Yakından ilişkilidir ama aynı değildir. Envanter, işleme faaliyetlerinin yapılandırılmış kaydıdır; veri haritası ve veri akış şeması ise verinin nereden gelip nereye gittiğini görselleştirir. İkisi birbirini tamamlar ve genellikle birlikte hazırlanır.
KVKK uyum yolculuğunuzun diğer adımları
KVKK uyumunuza bugün başlayın, süreci biz yönetelim.
Danışmanlık ekibimiz kuruluşunuzu ve KVKK ihtiyacınızı değerlendirsin; size özel yol haritası, takvim ve net teklif çıkarsın. İlk görüşme tamamen ücretsiz.