Ihale Sarti Olarak ISO Belgelendirmesi: Kamu ve Kurumsal Ihaleleri Kazanmak

Ankara'da bir insaat firmasi, kazanmak icin fiyatladigi bir kamu ihalesini kaybetti. Teklif masadaki en dusuk tekliftti, teknik dosya temizdi, referanslar guacluyydu. Fiyat zarfi acilmadan elendi, cunku idari sartname gecerli bir ISO 45001 belgesi istiyordu ve firmanin elinde yalnizca ISO 9001 vardi. Eksik tek bir belge, sartnamede tek bir satir ve bir yillik is hatti uctu gitti. Belgelendirmenin hicbir hizmet sayfasinda yazmayan kismi tam da budur: ihalede bir ISO belgesi nadiren kalite felsefesiyle ilgilidir. Bir esiktir. Ya gecersiniz ya da elenirsiniz.

Ihracatcilar, taseronlar ve kamuya ya da buyuk kurumsal alicilara satis yapan herkes icin belgelendirme bir pazarlama rozeti olmaktan cikar ve bir satin alma araci haline gelir. Belgenin soyut olarak ne anlama geldigini degil, bir teklifin icinde nasil isledigini anlamak, surekli kazanan firmalarla surekli teknik bir gerekceyle elenen firmalari birbirinden ayiran seydir.

Bir belgenin ihaleyi belirledigi iki yol: esik ve puan

4734 Sayili Kanun (Kamu Ihale Kanunu) cercevesindeki Turk kamu alimlari ve buyuk kurumsal ihale cercevelerinin cogu belgeleri iki ayri bicimde kullanir ve bu fark her seydir.

Birincisi, yeterlik esigidir. Sartname, isteklilerin belirli ve gecerli bir belgeye sahip olmasi gerektigini belirtir ve bu belge olmayan bir teklif degerlendirme disi kalir. Pazarlik yoktur, kismi puan yoktur, gelecek hafta sunma sansi yoktur. Ihale komisyonlari kendi sartnameleriyle baglidir, dolayisiyla iyi niyetli bir komisyon bile sizi gecirememe. Belge ya son teklif gunu dosyada durur ya da zarf bir kenara ayrilir.

Ikincisi puanlanan kriterdir. Salt en dusuk fiyatla degil, ekonomik acidan en avantajli teklif esasiyla sonuclanan ihalelerde belgeler puan tasir. ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 belgelerine sahip bir firma, ucunden yalnizca birini tutan bir rakibe gore teknik yeterlik ekseninde daha yuksek puan alabilir. Burada belge sizi elemez, sizi bir siralamada yukari ya da asagi tasir ve cekismeli bir alanda iki uc puan sozlesmeyi kimin imzalayacagina karar verir. ISO 9001 belgelendirmesi Turk ihalelerinin cogunda bu puanlamanin omurgasidir; sartname ustune sartnamede bu yuzden karsiniza cikar.

Pratik ders, baska bir sey yapmadan once hangi modun gecerli oldugunu okumaktir. Esik belgesi pazarliga kapalidir ve son gun mutlaka var olmalidir. Puanlanan belge ise hesapli bir yatirimdir: kazandirdigi puani, teklifinizin geri kalaninin nasil durduguna bakarak, onu almak icin gereken cabaya karsi tartarsiniz.

Sartnamelerin gercekte istedigi standartlar

Binlerce Turk kamu ve kurumsal ihalesi boyunca oldukca ongorulebilir bir standart kumesi tekrar eder ve bu oruntu modaya degil alici ile sektore baglidir.

ISO 9001 neredeyse evrensel temeldir. Hizmet, uretim, insaat ya da tedarik icin ciddi bir ihale neredeyse her zaman bir kalite yonetim sistemi sarti listeler ve ISO 9001 belgelendirmesi olmayan bir istekli henuz profesyonel bir muhatap sayilmaz. Herhangi bir ihaleye giriyor ve elinizde tek belge varsa, tutmaniz gereken belge budur.

ISO 14001 alicinin cevresel acidan acik oldugu her yerde gorulur: belediye sozlesmeleri, altyapi, atik yonetimi, enerji ve bir kamu otoritesinin kendi cevresel taahhutlerinden etkilenen her ihale. ISO 14001 cevre yonetim sistemi, insaat ve kamu isleri sartnamelerinde giderek bir ekten cok varsayilan bir satir haline geliyor.

ISO 45001 sessizce en cok istekliyi eleyen standarttir. Saha calismasi, uretim, lojistik ya da kayda deger bir is gucu iceren her ihale bir ISO 45001 is sagligi ve guvenligi yonetim sistemi isteme egilimindedir ve bunu kendi operasyonlari icin hicbir zaman gereksinim duymamis muteahhitler, sartname birden bire onu istediginde hazirliksiz yakalanir.

ISO 27001 yazilim, veri isleme, cagri merkezi ve bilgi teknolojileri hizmet ihalelerinde ve alicinin kisisel ya da hassas veri devrettigi her sozlesmede istege bagliyken beklenen sart haline geldi. KVKK (Kisisel Verilerin Korunmasi Kanunu, No. 6698) ile bagli kamu kurumlari, kendi verilerini isleyebilmenin kosulu olarak sartnamelere giderek bir ISO 27001 bilgi guvenligi yonetim sistemi yaziyor.

Sektor semalari bu temelin uzerine biner. Gida sektoru ihaleleri ISO 22000 ya da HACCP ister, tibbi cihaz tedariki ISO 13485'e dayanir ve ihracata donuk kurumsal aliciler BRCGS ya da IFS gibi bir perakende semasi talep edebilir. Temel ISO kumesi cogu kapiyi acar; sektor semasi ise tam da iceri girdiginiz o kapiyi acar.

Akredite belge maddesinin tuzagi

Ihale belgelendirmesindeki en pahali hata bir belgenin yoklugu degildir. Sartnamenin kabul etmeyecegi bir belgeyi tutmaktir.

Ozellikle kamu alimlarinda daha siki sartnameler yalnizca bir ISO 9001 belgesi istemez. TURKAK (Turk Akreditasyon Kurumu) ya da IAF cok tarafli duzenlemesine taraf bir akreditasyon kurulusu tarafindan akredite edilmis bir kurulusca duzenlenmis belge ister. Akredite olmayan ya da uygun bicimde akredite edilmemis bir kuruluscan alinan belge o zaman hic belge yokmus gibi degerlendirilir ve firma bir yonetim sistemi icin para odemis ve onu gercekten isletiyor olsa bile teklif yeterlik kontrolunden kalir.

Bu durum, yillar once arkasindaki akreditasyonu kontrol etmeden ucuz bir belge satin almis firmalari yakalar. Belge duvarda tipatip ayni gorunur. Siki bir ihalede ise degersizdir. Bir teklif icin bir belgeye guvenmeden once, uzerindeki akreditasyon markasini ve bu markanin sartnamenin kabul edecegi seyle ortustugunu dogrulayin. Akredite bir belge ile dekoratif bir belge cok farkli tutarlara mal olur ve tamamen farkli seyler satin alir.

Ihalede soru asla bir yonetim sisteminizin olup olmadigi degildir. Soru, teklif dosyanizdaki belgenin sartnamenin tanidigi belge olup olmadigidir.

Belgelendirmeyi ihale takvimine zamanlamak, tersine degil

Firmalarin hafife aldigi belirleyici degisken zamandir. Bir yonetim sistemi belgesi talep uzerine duzenlenmez. Bir sirayi izler: sistemi kurmak ya da hizalamak, sistemin gercekten isledigini gostermek icin bir ic tetkik ve yonetim gozden gecirme, ardindan belgelendirme kurulusunun Asama 1 ve Asama 2 denetimleri, sonra ortaya cikan uygunsuzluklarin kapatilmasi ve ancak ondan sonra belgenin verilmesi. Bunu bir ihale son tarihinden onceki iki haftaya sikistiramazsiniz ve bunu yapmasi istenen bir denetci hakli olarak reddeder.

Surekli kazanan firmalar belgelendirmeyi bir yangin tatbikati degil, ticari takvimlerinin bir parcasi olarak gorur. Gercekci hamleler soyle gorunur.

• Ihale sezonunuzu geriye dogru haritalayin. Sektorunuzun buyuk kamu ihaleleri yilin bilinen bir doneminde kumeleniyorsa, belge fark ettiginiz son tarihten once degil, ilgili ilk sartname yayimlanmadan once gecerli olmalidir.
• En kolay buldugunuz standarda degil, alicilarinizin istedigi standarda gore belgelenin. Alaninizdaki sartnameler surekli ISO 45001 istiyorsa, teklifin geri kalani ne kadar guaclu olursa olsun tek basina bir ISO 9001 belgesi esikten dusmeye devam eder.
• Belgeyi ihaleler arasinda surdurun. Gozetim denetimleri kacirilirsa belge gecerliligini yitirir ve gecerliligini yitirmis bir belge, hic sahip olmamakla tipatip ayni olcude elenme nedenidir. Bircok firma bu dusmeyi ancak bir ihale komisyonu fark ettiginde ogrenir.
• Belge eklemeden once kapsam ekleyin. Bir belge yalnizca belgelenmis kapsami icin gecerlidir. ISO 9001 kapsaminiz uretimi karsiliyor ama ihale montaj hizmetleri icinse, lafza bagli bir komisyon belgeyi reddedebilir. Kapsam ifadesini gercekten teklif verdiginiz ise gore hizalayin.

Belge teknikleri yuzunden kaybeden firmalar neredeyse hicbir zaman yonetim sistemi olmayanlar degildir. Belgeyi, ihale ortaya cikmadan once hazirda tutulacak bir altyapi yerine, bir ihaleyi gorunce pesine dusulecek bir evrak olarak gorenlerdir.

Bunun belgelendirme planinizi nasil etkiledigi

Gelirinizin kayda deger bir kismi ihalelerden geciyorsa belgelendirme stratejiniz bir satin alma stratejisidir ve alicilarinizin sartnamelerinin gercekte ne soyledigi uzerine kurulmalidir. Verdiginiz ya da vermek istediginiz son birkac ihalenin idari sartnamelerini cikarin ve belge maddelerini lafzen okuyun. Hangi belgelerin yeterlik esigi, hangilerinin puanlandigini, hangilerinin TURKAK ya da IAF esdegeri akreditasyon istedigini ve hangi kapsam ifadesini kullandiklarini not edin. Bu kisa calisma, genellikle pazarinizin sessizce gerektirdigi belge portfoyunu ve onu hangi sirayla kuracaginizi tam olarak ortaya cikarir.

Turk isteklilerin cogu icin pratik cekirdek, pazarliga kapali temel olarak ISO 9001; saha, cevre ya da is gucu maruziyeti soz konusu oldugunda ISO 14001 ve ISO 45001; ve veri sozlesme sinirini her astiginda ISO 27001'dir. Bunun otesinde listeyi sizin icin kendi sektorunuzun sartnameleri yazar. Sistem Patent Kalite, duzenli teklif veren firmalarla bu sistem belgelendirme portfoyunu bastan sona isler ve denetimleri, onu isteyen sartnameler yayimlanmadan once her belge gecerli ve kapsam dahilinde olacak bicimde siralandirir. Ihaleler buyume bicimlerinizden biriyse, belgeyi bir ihale komisyonunun koydugu degil, sizin koydugunuz bir son tarih olarak gorun.