Aşama 1 ve Aşama 2 Denetimi: Belgelendirme Neden İki Ziyarette Yapılır?

Orta ölçekli bir gıda ambalaj tesisinin kalite müdürü, ISO 9001 belgelendirmesi icin randevu aldiginda denetçinin geleceğini, hatları dolaşacağını ve belgeyi ya imzalayacağını ya da imzalamayacağını varsaymıştı. Bunun yerine karşısına, aralarında haftalar olan, aynı denetçi tarafından yürütülen iki ayrı denetim çıktı. İlk ziyaret üretim sahasına neredeyse hiç dokunmadı. İkincisi ise tamamen orada geçti. Bu iki ziyaretli yapı, ilk kez başvuran çoğu firmayı şaşırtır ve bu şaşkınlık firmaya pahalıya mal olur, çünkü iki aşama bambaşka türde hazırlığı ödüllendirir.

Herhangi bir yönetim sistemi standardına yönelik akredite belgelendirme, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 22000, önce Aşama 1 sonra Aşama 2 sırasını izler. Bu, belgelendirme kuruluşunun takvimini doldurmak için uydurduğu bir formalite değildir. TÜRKAK (Türk Akreditasyon Kurumu) gibi akreditasyon kuruluşlarının her akredite kuruluşu tabi tuttuğu kural kitabı olan ISO/IEC 17021-1 içine yazılmıştır. Her ziyaretin gerçekte ne işe yaradığını anlamak, ilk denemede temiz çıkan bir belge ile haftalar önce kapatabileceğiniz bulguların çıktığı bir Aşama 2 arasındaki farktır.

Aşama 1 bir hazırlık kontrolü, prova değil

Aşama 1 denetimi tek bir soruyu yanıtlar: bu yönetim sistemi gerçek mi ve denetlenmeye hazır mı. Denetçi dokümante edilmiş bilgilerinizi, kapsam beyanınızı, kalite politikanızı, iç tetkik sonuçlarınızı ve yönetim gözden geçirme kayıtlarınızı inceler. Çoğunlukla izlemez, okur. Sistemin kağıt üzerinde var olduğunu, doğru süreçleri ve sahaları kapsadığını ve en az bir iç tetkik ile bir yönetim gözden geçirme döngüsünden geçirildiğini gösteren kanıt ister.

Başvuranların tökezlediği nokta tam da bu son maddedir. Geçen hafta dokümante edilmiş ama tek bir iç tetkik kaydı üretmemiş, tek bir yönetim gözden geçirme işlememiş, tek bir düzeltici faaliyet kaydetmemiş bir sistem Aşama 2 için hazır değildir; Aşama 1 de zaten bunu, kimse ona bir Aşama 2 ziyareti harcamadan önce yakalamak için vardır. Denetçi ayrıca pratik şeyleri doğrular: sahalarınızın beyan ettiginiz belgelendirme kapsamiyla ortusup örtüşmediğini, standardın şartlarını anladığınızı ve Aşama 2 için kaynakların yerinde olduğunu.

Aşama 1 genellikle sahada gerçekleşir, ancak şemaya ve belgelendirme kuruluşunun kurallarına bağlı olarak bazı bölümleri uzaktan yapılabilir. Aşama 2'den daha kısadır. Çıktı, belge anlamında bir geçti veya kaldı değildir. Genellikle dikkat edilmesi gereken alanlar denen, uygulama denetiminden önce neyi düzeltmeniz gerektiğini tam olarak söyleyen bir bulgular kümesidir. O listeyi bir hediye olarak görün. Tüm süreçte alacağınız en ucuz, en düşük riskli geri bildirimdir.

Asama 1'in pratikte gordugu şeye somut bakmak yardımcı olur. Denetçi kapsam beyanınızı gerçek sahalarınızla ve faaliyet alanlarınızla karşılaştırır; çok geniş bir kapsam ya da sertifikada görmek istediğiniz ama uygulamada yürütmediğiniz bir süreç hemen dikkat alanı olur. Standardın bağlam, liderlik ve risk maddelerini kavradığınızı, iç tetkik programınızın tüm maddeleri kapsadığını ve yönetim gözden geçirme girdilerinin standardın istediği başlıkları içerdiğini kontrol eder. Bu bir prova değildir; bir ön okumadır ve amacı, daha uzun ve daha maliyetli olan Aşama 2'ye girmeden önce kağıt üzerindeki boşlukları açığa çıkarmaktır.

Asama 2 dokumanlari degil, yapilan isi denetler

Aşama 2 uygulama denetimidir ve apayrı bir şeydir. Burada denetçi toplantı odasından ayrılır ve işin gerçekleştiği yere gider: üretim hattı, depo, sunucu odası, mal kabul rampası, kalibrasyon kaydı. Soru, "sistem var mı" sorusundan "kuruluş gerçekten dokümanlarının dediğini yapıyor mu" sorusuna kayar. Denetçi kayıtlardan örnekleme yapar, operatörlerle ve yöneticilerle görüşür, bir süreci girdisinden çıktısına kadar izler ve yazdığınız kontrollerin insanların her gün kullandığı kontroller olduğunu doğrular.

Uygunluk burada kararlaştırılır. Aşama 2 iki dereceli uygunsuzluk üretir. Küçük uygunsuzluk izole bir aksaklıktır: eksik bir imza, biraz gecikmış bir kalibrasyon, prosedürle örtüşmeyen tek bir kayıt. Büyük uygunsuzluk ise sistem düzeyinde bir başarısızlıktır: gerekli bir sürecin tümüyle yokluğu, kağıt üzerinde var olan ama kimsenin uygulamadığı bir kontrol ya da aynı bozuk kök nedene işaret eden bir küçük uygunsuzluk kümesi. Büyük uygunsuzluklar, siz düzeltip belgelendirme kuruluşu düzeltmeyi doğrulayana kadar belgeyi bloke eder. Bir ISO 9001 kalite yonetim sistemi için bu, genellikle yalnızca bir söz değil, düzeltmenin tuttuğuna dair kanıtla birlikte kapatılmış düzeltici faaliyetleri göstermek demektir.

Aşama 2'nin saha katındaki tonunu belirleyen şey, denetçinin kanıtları nasıl takip ettiğidir. Tek bir ürünü ya da iş emrini seçip girdisinden sevkiyatına kadar tüm zinciri izleyebilir: hammadde kabul kaydı, üretim ayar formu, kalibrasyon etiketi, son kontrol imzası. Bir halkanın kopuk olması yeterlidir. Aynı şekilde bir operatöre kendi görevini sorar; kişi prosedürün var olduğunu bilmiyorsa ya da farklı bir şekilde çalışıyorsa, bu yazılı kontrol ile gerçek uygulama arasındaki açığı anında gösterir. Bu yüzden Aşama 2 hazırlığı, klasörü düzeltmek kadar sahadaki insanların kendi paylarını anlatabilmesini de sağlamak demektir.

İki ziyaret arasındaki boşluk, belgelerin kazanıldığı yerdir

Aşama 1 ile Aşama 2 arasındaki aralık ölü zaman değildir. Projedeki en verimli penceredir ve onu nasıl kullandığınız Aşama 2 sonucunuzu belirler. Aşama 1 bulguları bir yapılacaklar listesidir. Denetçinin dile getirdiği her dikkat alanı, ona dokunmadan bırakırsanız olası bir Aşama 2 uygunsuzluğudur. Onları kayıtlarla, bilinçli şekilde kapatmak, belgelendirmedeki en yüksek getirili tek faaliyettir.

Bosluk genellikle birkac hafta ile birkaç ay arasındadır; Aşama 1 tablosu bayatlamadan harekete geçmeniz için gerçekçi bir süre bırakacak şekilde belirlenir. Çok ileri iterseniz denetçinin o arada değişen şeyleri yeniden doğrulaması gerekebilir. Çok acele ederseniz Aşama 2'ye Aşama 1'in zaten işaret ettiği aynı eksiklerle gelirsiniz ki bu, bulgu toplamanın en kolay önlenebilir yoludur. Bu penceredeki iş gösterişsizdir: yalnızca yarısını yürüttüğünüz iç tetkiki bitirin, atladığınız yönetim gözden geçirmeyi yapın, sistemin yalnızca bir klasörde durmadığını, gerçekten işlediğini kanıtlayan kayıtları üretin. Arkasında üç aylık gerçek izleme verisi olan bir ISO 14001 cevre yonetim sistemi, Aşama 2'de bir hafta önce devreye alınandan çok farklı okunur.

Bir bulgunun nasıl kapatıldığına somut bakmak, bu pencerenin neden bu kadar önemli olduğunu netleştirir. Diyelim ki Aşama 1, kalibrasyon takip listenizin bazı cihazları kapsamadığını dikkat alanı olarak işaret etti. Bunu kapatmak demek, yalnızca o cihazları listeye eklemek değil; eksik kalibrasyonları yaptırmak, kayıtları dosyalamak ve aynı durumun tekrar etmemesi için sorumlu ve periyodu belli bir akış kurmak demektir. Bu izi Aşama 2'ye getirdiğinizde denetçi bir söz değil, işleyen bir düzeltme görür. Aynı mantık atlanmış bir yönetim gözden geçirme, yarım kalmış bir risk değerlendirme ya da imzasız bir eğitim kaydı için de geçerlidir. Her kapatma, Aşama 2'de karşınıza çıkabilecek bir uygunsuzluğu önceden eritir.

Ayrım neden var ve tek birleşik ziyaret neden daha kötü olurdu

Belgelendirmenin neden tek ziyaret olamayacağını sormak yerinde. İki aşamalı yapı her iki tarafı da korur. Sizin için, dokümantasyonunuzun hiçbir zaman hazır olmadığının söylenmesi uğruna ikisinin daha uzun ve daha pahalısı olan tam bir uygulama denetimini asla harcamamanız anlamına gelir. Aşama 1 bunu ucuza yakalar. Belgelendirme kuruluşu ve arkasındaki akreditasyon sistemi için ise ayrım, belgeyi inandırıcı kılan şeydir: sisteminizi Aşama 1'de zaten okumuş bir denetçi, neyi test edeceğini tam olarak bilerek Aşama 2'ye girer, böylece uygulama denetimi daha keskin ve manipüle edilmesi daha zor olur.

Anılmaya değer bir yaygın istisna var. Üç yıllık döngünün sonundaki bir yeniden belgelendirme denetimi için ayrı bir Aşama 1 çoğu zaman gerekmez, çünkü belgelendirme kuruluşu sisteminizi zaten ilk denetimden ve aradaki gözetim denetimlerinden bilir. İlk kez belgelendirme, büyük bir kapsam genişlemesi ya da operasyonlarınızda önemli bir değişiklik, tam Aşama 1'i yeniden devreye sokar.

Her asamaya hazir nasil girilir

Aşama 1'i evrak ve işleyiş kanıtınızın yargılandığı gün, Aşama 2'yi ise saha katınızın yargılandığı gün olarak görün. Aşama 1'den önce dokümante sistemin tam olduğundan ve daha önemlisi zaten işlediğinden emin olun: bir iç tetkik döngüsü tamamlanmış, bir yönetim gözden geçirme tutanağa geçirilmiş, düzeltici faaliyetler açılmış ve izlenir halde. Aşama 2'den önce her Aşama 1 bulgusunu kanıtla kapatın ve işi yapan kişilerin sistemdeki kendi paylarını kendi sözcükleriyle anlatabildiklerinden emin olun, çünkü denetçi size değil onlara soracaktır.

Sistem Patent Kalite 1999'dan bu yana gıda, üretim, inşaat ve bilişim alanlarında belgelendirme projeleri yürütmüştür ve ilk denemede temiz çıkan projeler neredeyse her zaman Aşama 1 ile Aşama 2 boşluğunu bekleme süresi değil çalışma süresi olarak kullananlarıdır. İlk belgelendirmenizi planlıyorsanız ve iki ziyaretli sırayı gerçek hazırlığınıza göre kurgulamak istiyorsanız, sistem belgelendirme ekibimiz sure baslamadan once bunu sizinle birlikte kapsamlandırabilir.