ISO 14001 Aktionsplan für den Aufbau eines Umweltmanagementsystems

Der ISO 14001 Aktionsplan beschreibt, wie ein Umweltmanagementsystem in einem Unternehmen aufgebaut und gelebt wird. Im Mittelpunkt steht das Zusammenspiel von Luft, Boden, Wasser, natürlichen Ressourcen, Flora, Fauna und Mensch und die Erfassung dieser Wechselwirkungen im betrieblichen Umfeld.

Zunächst benennen Sie eine verantwortliche Person für das Managementsystem, schulen sie in den einschlägigen Umweltthemen und übertragen ihr die Systemverantwortung.

Stellen Sie ein Projektteam für das Umweltmanagement aus bis zu acht Personen zusammen, die aus verschiedenen Fachbereichen und Hierarchieebenen kommen.

Bewerten Sie das Umweltmanagementsystem anhand von ISO 14001 und halten Sie die Ergebnisse in einem Bericht fest. Der Bericht beschreibt die Angemessenheit der angewandten Prozesse und Regeln sowie den Bedarf an neuen Regelungen.

Erarbeiten Sie die Umweltpolitik, die Umweltschutzziele und den zugehörigen Aktionsplan und veröffentlichen Sie diese. Die darin festgelegten Leitlinien werden von der obersten Leitung kommuniziert.

Entwickeln Sie im Unternehmen Multiplikatoren, die Umweltbewusstsein aufbauen und verbreiten. Diese Multiplikatoren und das Projektteam müssen die Inhalte in der notwendigen Tiefe verstehen, um sie glaubwürdig weiterzugeben.

Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten werden definiert. Die Festlegungen werden in einem formalen Dokument geführt, in dem Namen, Aufgaben und vergleichbare Angaben laufend aktualisiert werden.

Binden Sie die Mitarbeitenden über Informationsrunden, wiederkehrende Team-Workshops, Erfahrungsrückmeldungen und weitere Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen in die Weiterentwicklung des Systems ein.

Legen Sie fest, wie die Dokumente kodiert werden. Das gewählte Schema wird ab dem ersten Tag des Dokumentationsaufbaus durchgängig verwendet.

Erstellen Sie ein Prozessflussdiagramm, das die Kernprozesse und die zugehörigen Unterstützungsprozesse in ihrer Reihenfolge zeigt. Beginnen Sie mit den Kernprozessen und ordnen Sie die Unterstützungsprozesse daran an.

Kodieren Sie alle Formulare nach dem festgelegten Schema, ordnen Sie jedem Formular einen konkreten Prozess zu und entfernen Sie Formulare, die keinen Nutzen mehr haben.

Die Formulare sind mit dem Prozessflussdiagramm abzugleichen. Jedes Formular muss einem Prozessschritt zugeordnet sein. Fehlt eine Zuordnung, ist zu prüfen, ob das Diagramm vollständig ist.

Prüfen Sie die Prozessflussdiagramme auf ihre sachliche Richtigkeit und ihre Übereinstimmung mit dem realen Geschehen.

Die Prozessflussdiagramme dienen als Verfahrensdokumente. Achten Sie darauf, dass die Prozessziele den Umweltschutz unterstützen.

Überprüfen Sie die Verfahren. Lassen Sie sie zusätzlich von weiteren Mitarbeitenden kommentieren und berücksichtigen Sie deren Rückmeldungen. Erarbeiten Sie neue Verfahren für das Audit des Umweltmanagementsystems und für den Notfallfall und schulen Sie die Beschäftigten in deren Anwendung.

Die neuen Verfahren zum Umweltmanagementprogramm werden veröffentlicht.

Im Handbuch zum Umweltmanagementsystem wird das gesamte System beschrieben. Die Inhalte sind so knapp und klar wie möglich formuliert, damit Beschäftigte, Lieferanten und Kunden sie gut nachvollziehen können.

In dieser Phase geht es darum, das System in Gang zu setzen und auf Änderungsbedarf rasch zu reagieren. Es hilft, alle Beteiligten zur kontinuierlichen Verbesserung zu ermutigen.

Damit sich das integrierte System ohne Unterbrechung weiterentwickelt, sind Audits aufzusetzen. Mindestens zwei Monate vor einer Registrierung ist eine Vorbewertung des Systems vorgesehen.

Bei der Vorbewertung ist auf den Einsatz eines qualifizierten Systemauditors und auf den aktuellen Stand aller Korrekturmaßnahmen zu achten.

Die genannten Aktivitäten nehmen zwischen 6 und 18 Monaten in Anspruch. Die Dauer hängt vom Formalisierungsgrad des Systems, von der Qualifikation der beteiligten Personen, vom Engagement der Geschäftsleitung und vom Arbeitsumfang ab.